«Профилактика лучше, чем лечение» — соглашается большинство из нас. Поэтому, если вы не хотите иметь дело с должниками, устраните причины просроченных платежей. В этом поможет мониторинг дебиторской задолженности!
Что такое мониторинг дебиторской задолженности?
В широком смысле мониторинга контрагентов представляет собой деятельность по контролю за погашением обязательств с целью сведения к минимуму задержек с платежами подрядчиков. Незаменим в деятельности каждой компании, поскольку позволяет отследить даже задержку в несколько дней . Сервис больше не предназначен только для крупных предприятий, оказывающих массовые услуги — его все чаще выбирают небольшие компании, использующие специализированные сайты.
Мониторинг дебиторской задолженности — это не то же самое, что взыскание дебиторской задолженности. Только после того, как обязательства подрядчика не урегулированы, несмотря на напоминания, наступает этап т.н. дружное выздоровление.
Инструменты, используемые при мониторинге дебиторской задолженности
Все инструменты, используемые при мониторинге дебиторской задолженности , призваны мягко информировать контрагента о приближающемся или просроченном сроке платежа. Обычно они содержат напоминание о необходимости оплаты, номер счета, на который она должна быть оплачена и, при необходимости, запрос на контакт. Наиболее популярные формы:
контактный телефон,
текстовые сообщения,
голосовые сообщения
запросы на оплату.
На практике первым шагом в контроле за дебиторской задолженностью является создание книги продаж — базы данных, содержащей информацию обо всех заключенных сделках, датах оплаты, кому и сколько было оплачено. Профессиональная программа для мониторинга дебиторской задолженности , интегрированная с программой выставления счетов, является отличным подспорьем.
Преимущества мониторинга дебиторской задолженности
Основным преимуществом мониторинга дебиторской задолженности является выявление и контроль обесцененных платежей и стимулирование их погашения. Бесспорно, одной из основных целей компании является поддержание финансовой ликвидности , поэтому так важно, чтобы контрагенты своевременно производили платежи. Чаще всего неоплаченный счет является результатом отвлечения внимания клиента, а не его злой воли. Таким образом, краткая информация в виде текстового или голосового сообщения может быть достаточно эффективной.
Мониторинг дебиторской задолженности также формирует своего рода дисциплину среди подрядчиков. Постоянный мониторинг требуемых платежей свидетельствует о профессионализме компании и о том, что она не терпит недобросовестности со стороны своих клиентов. В конце концов был заключен договор, из которого обе стороны соглашаются на определенные вещи — компания осуществляет продажу, а подрядчик платит взамен. Краткое и твердое напоминание гарантирует, что в будущем он будет обращать внимание на своевременные платежи.